FAX出社不要！インターネットFAX導入で完全テレワークを実現できる

FAX出社不要実現には、インターネットFAX導入を

2020年8月、BtoB受発注システムを提供するCO-NECT株式会社によるアンケート結果によると、約3割もの企業がFAXのために出社していると回答しました。

FAX出社不要！インターネットFAX導入手順

FAX出社を不要にするため、インターネットFAXを導入するなら、いくつかのポイントがあります。

インターネットFAX業者を決める

インターネットFAX導入の肝となるのが、どのインターネットFAX業者を選ぶか、ということ。インターネットFAX業者選びのポイントは、以下の5点です。

料金

インターネットFAXは、業者によって料金設定の仕方が全く異なります。代表的なインターネットFAX業者4社の料金を比較します。

▼【代表的なインターネットFAX業者4社の料金比較】50枚/月送受信した場合

※秒速FAX Plusと秒速FAXは、それぞれ受信のみ・送信のみなので、セットで利用すること。

▼【代表的なインターネットFAX業者4社の料金比較】300枚/月送受信した場合

※秒速FAX Plusと秒速FAXは、それぞれ受信のみ・送信のみなので、セットで利用すること。

社内フロー

まずは、社内でFAX受注業務に携わるのは誰か、洗い出しましょう。FAX受注業務に携わる人数が1～3名以内の場合は、社内フローについて考える必要はありません。問題なのは、FAXを管理する人数が多い場合です。

社内の他部署に渡って複数人でFAX受注業務に携わる場合は、複数IDを取得しなければなりません。同じ社内でもFAX番号を使い分けている場合は、別契約で複数のインターネットFAX番号が必要になります。

インターネットFAX業者によっては、1つのFAX番号につき5つほどのメールアドレスで利用できるところもあります。また、複数のIDを取得するタイプのインターネットFAXなら、管理者がメンバーに対して適切なFAXを振り分ける機能がついているものもあります。

▼複数人でFAX管理する場合は？

複数人でFAX管理する場合、最も手軽で新たな料金が発生しないのは、「1つのIDを全員で共有する」「1つのメールアドレスを全員で共有する」という方法です。どのインターネットFAX業者でも上記方法を推奨してはいませんが、禁止しているわけでもありません。

ただ、インターネットFAXの場合、「メールの中にFAXが埋もれて気づかない」というトラブルが起こりがち。顧客からの受注FAXを担当者がしっかりと受け取るには、社内のフロー体制を活かせるようなインターネットFAXがおすすめです。

FAX番号

業者によって選べる市外局番の種類が異なります。FAX番号にこだわりたい場合には、使用できる市外局番の種類が多い業者を選びましょう。

▼選べる市外局番

【eFax公式】FAX番号にこだわりたい方におすすめ

【番号そのままでネットFAXする方法】ポータビリティ制度はある？転送機能が簡単安い

ファイル形式

各業者によって送信できるファイル形式が異なります。普段使用しているファイル形式で送信できるか確認することも大切です。

▼送信可能なファイル形式

一度に何件までFAX送信できるか

業務内容の告知やPRなどにFAXを使いたい場合は、一度に何件までFAX送信できるのかも検討材料です。

無料トライアル申し込み

インターネットFAXには、一定期間無料で利用できるサービスを実施している業者があります。無料お試し期間にしっかりと使用感を確認してから導入しましょう。

▼無料お試し内容

▼[初回登録・50枚/月]　FAX送受信した場合の料金比較（無料料金適用時）

【MOVFAX無料トライアル】インターネットFAXをお得に

FAX番号の変更をアナウンス

無料トライアルを申し込んだ時点で、既存FAXを解約してしまう場合は、すぐにクライアントへFAX番号の変更をアナウンスしなければなりません。と同時に、受信のみ番号を転送できるよう、ボイスワープへの申し込みもおすすめします。

【番号そのままでネットFAXする方法】ポータビリティ制度はある？転送機能が簡単安い

必要な情報をデータ化する

FAX出社を完全になくしたいなら、FAX管理者が必要な情報をいつでもどこでも引き出せる環境を整備しなければなりません。つまり、今まで紙ベースで管理していた情報を全てデータ化する必要があります。

【UTMとは？】UTMで玄関の鍵を閉めるイメージ！

FAX出社を不要にするインターネットFAXおすすめ4選

それでは最後に、FAX出社を不要にするインターネットFAXのおすすめ4選をご紹介します。

1. eFax
2. MOVFAX
3. メッセージプラス
4. 秒速FAX Plusと秒速FAX

eFax

少人数での利用＆FAX送受信数が少ないユーザーにおすすめ

※画像はeFax公式より引用

eFaxは、1200万ユーザーを誇る世界最大のネットFAX。市外局番の種類が多く、FAX番号にもこだわれます。5つのメールアドレスで同時受信可能なだけでなく、送付書自動作成など便利な機能も搭載。30日間の無料お試しサービスもあり、初めてネットFAXを利用するという方にも安心です。

また、毎月FAX送受信150枚まで無料というのも魅力的なポイント。FAX送受信枚数が毎月100枚程度の場合、月額料金のみで利用できるので、とてもお得です。

▼eFaxのスペック

※価格は税込

【eFax公式】安くて便利なインターネットFAX

MOVFAX

プランを選べるところが魅力！個人利用～大手企業も安心

※画像はMOVFAX公式より引用

MOVFAXは他の業者と比べて送信費用が安いのが魅力的。業界最安値の1送信2枚まで8円、受信費用が毎月1,000枚まで無料という圧倒的な安さです。毎月大量にFAXを送受信する方には、MOVFAXがおすすめです。

スタンダードプランでは画面上でFAX文書の編集ができる機能や、マイフォルダ作成機能、プレミアムプランの場合はさらに自動振り分け機能などを利用でき、機能面でも優秀です。

▼MOVFAXのスペック

【MOVFAX公式】あらゆるユーザーにおすすめ

メッセージプラス

メッセージプラス同士のやりとりが多い方におすすめ

※画像はメッセージプラス公式より引用

メッセージプラスの最大の強みは、なんといってもメッセージプラス同士のやりとりが全て無料になるところです。メッセージプラスを利用するクライアントが多い方には、メッセージプラス一択でおすすめします。

逆に、メッセージプラスを利用する関係者が皆無の場合は、おすすめしません。受信は何枚でも無料ですが、送信費用は15円/枚とやや高めです。

▼メッセージプラスのスペック

【メッセージプラス公式】メッセージプラス同士無料

秒速FAX Plusと秒速FAX

大量のFAXを送信する or 受信送信どちらかの利用しかしない

※画像は秒速FAXPlus公式より引用

秒速FAXは、受信と送信で別々のサービスへ加入する必要があります。「やや面倒…」と感じるこのシステムですが、どちらか一方の利用しかしない、というユーザーにはおすすめのインターネットFAX業者です。

また、送信のみの秒速FAXでは、他社ではなかなか難しい「一度に大量のFAX送信」が可能！限定したFAXの使い方をされる方に、おすすめです。

▼秒速FAX Plusのスペック（受信専用）

【秒速FAX Plus公式】FAX受信に備えたい

▼秒速FAXのスペック（送信専用）

まとめ

【eFax公式】安くて便利なインターネットFAX